Ngành BHXH phấn đấu 100% số hóa hồ sơ điện tử vào năm 2025

12:46:47 PM | 31/10/2018

“Công tác lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của ngành bảo hiểm xã hội (BHXH). Thời gian qua, lãnh đạo ngành luôn quan tâm, chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ”. Đây là chia sẻ của Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Đào Việt Ánh tại Hội nghị trực tuyến công tác lưu trữ năm 2018 và triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 được BHXH Việt Nam tổ chức mới đây.



Theo Phó Tổng Giám đốc Đào Việt Ánh, trong bối cảnh xây dựng, vận hành Chính phủ điện tử và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ điện tử là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của ngành BHXH, tạo thuận tiện cho việc quản lý, khai thác hồ sơ, góp phần không nhỏ vào công tác cải cách thủ tục hành chính trong việc giải quyết chế độ cho người thụ hưởng BHXH. Với sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo ngành, sau thời gian triển khai, đến nay, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH toàn ngành đã được chuyển đổi toàn bộ từ phương thức truyền thống sang lưu trữ hồ sơ điện tử số hóa, tiếp cận kịp thời cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

Báo cáo tại Hội nghị, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam - Nguyễn Thị Hà nêu bật những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ 9 tháng đầu năm 2018. Theo đó, hiện tại, hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH được chia thành hai loại hồ sơ: Hồ sơ hưởng BHXH; hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ. Tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ, tương đương 2.864 mét giá hồ sơ.

Hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử đã chia sẻ đến BHXH thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Ban Thực hiện Chính sách BHXH và BHXH các tỉnh Đồng Nai, Nghệ An, Hưng Yên, Vĩnh Long, Bình Dương. Ngay sau hội nghị sẽ được chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để khai thác. Đây là một bước tiến vượt bậc trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành BHXH.

Hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH toàn ngành chuyển đổi phương thức truyền thống sang lưu trữ hồ sơ điện tử số hóa, thuận tiện cho việc quản lý, khai thác hồ sơ, góp phần không nhỏ vào công tác cải cách thủ tục hành chính trong việc giải quyết chế độ cho người thụ hưởng BHXH.

Nêu bật ưu điểm hồ sơ hóa điện tử, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Nguyễn Thị Hà đánh giá, công tác khai thác hồ sơ điện tử trên môi trường mạng đã đáp ứng rất tốt nhu cầu công việc, thay thế hoàn toàn việc khai thác thủ công. Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ thì nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần khai thác giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày sang tính bằng phút...

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Nguyễn Thị Hà cho biết, ngày 24/8/2018 BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1030/QĐ-BHXH Quyết định ban hành Phần mềm Lưu trữ Hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 triển khai trong toàn ngành BHXH. Với cách thức khai thác tại phần mềm “Lưu trữ Hồ sơ Điện tử 1.0” sẽ cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng.

Tính đến nay, ngành đã hoàn thành và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 36 BHXH tỉnh. Khi chưa chỉnh lý hồ sơ hành chính nghiệp vụ trong kho lưu trữ, chưa xác định được có tổng số bao nhiêu hồ sơ và chưa phân định được thời hạn bảo quản là hồ sơ nào vĩnh viễn, hồ sơ nào có thời hạn 70 năm, 50 năm, 20 năm, 10 năm và tài liệu loại. Sau khi thực hiện công tác chỉnh lý về cơ bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng qua nhiều năm, hơn 20 năm đã được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời, nhanh chóng.

Thời gian tới, BHXH Việt Nam tiếp tục tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử đối với hồ sơ hưởng BHXH, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...

P.V