Tp.HCM khởi động triển khai Văn phòng điện tử

UBND Tp.HCM mới đây đã tổ chức Hội nghị công bố triển khai mô hình Văn phòng điện tử gồm: hệ thống "Phòng họp không giấy" và ứng dụng "Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh". Dự kiến tới năm 2020, mô hình này sẽ được ứng dụng rộng rãi tại toàn bộ các xã, phường trên địa bàn Thành phố.

Hệ thống "Phòng họp không giấy" và ứng dụng "Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh" là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu, phát triển riêng cho UBND Tp.HCM với mục tiêu tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của UBND từ cấp thành phố tới cấp quận, huyện, xã, phường.

 "Phòng họp không giấy" hay còn gọi e-Cabinet có 69 tính năng chính, tích hợp và các cuộc họp của UBND Tp.HCM tới đây sẽ là cuộc họp không giấy tờ. Trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình  và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số chuẩn bị trước phiên họp kết hợp các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác. Sau phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo, kết luận trong cuộc họp sẽ được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị, cá nhân trong thời gian ngắn nhất.

Việc áp dụng hệ thống "Phòng họp không giấy" sẽ giúp giảm 40% chi phí gửi văn bản hỏa tốc, thư mời họp, đồng thời vẫn đảm bảo tính bảo mật thông tin ở mức cao nhất. Hơn nữa nhờ ứng dụng số hóa nên thời gian tra cứu tài liệu, văn bản cũng như thời gian diễn ra các buổi họp sẽ giảm đi đáng kể; các đại biểu vắng mặt vẫn có thể tham dự buổi họp, tra cứu tài liệu, nêu ý kiến và biểu quyết khi thiết bị kết nối với hệ thống.

Riêng với ứng dụng "giao việc tức thời, nhắc việc thông minh", lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch làm việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

Ông Nguyễn Thành Phong - Chủ tịch UBND Tp.HCM nhìn nhận hệ thống "Phòng họp không giấy" và ứng dụng "Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh" khi áp dụng trong thực tiễn sẽ phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố cũng như các Sở, ban ngành, quận huyện trên địa bàn; giúp chuyển từ phương thức làm việc thủ công - văn bản giấy sang văn bản điện tử, tiến tới nâng cao chất lượng các cuộc họp theo lộ trình từ "ít giấy" tiến tới "không giấy". Để quản lý vận hành hệ thống "Phòng họp không giấy" và ứng dụng "Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh" một cách ổn định, hiệu quả, đảm bảo an ninh an toàn, trong thời gian tới UBND Thành phố sẽ tăng cường tập huấn cho đội ngũ cán bộ công chức, tiến tới áp dụng rộng rãi mô hình trên toàn Thành phố

Phát biểu tại Hội nghị, Bí thư Thành ủy Tp.HCM Nguyễn Thiện Nhân đánh giá hệ thống "Phòng họp không giấy" là một giải pháp thiết thực phục vụ cải cách hành chính, cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh; giúp củng cố niềm tin và gia tăng sự hài lòng của doanh nghiệp, người dân. Đây cũng là phần mềm rút ngắn thời gian làm việc, chuyển lời nói thành văn bản trên màn hình thiết bị, hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, chỉ đạo…; do đó thời gian tới cần phải số hóa văn bản hành chính và trở thành giải pháp cho toàn Thành phố. "Mục tiêu đến cuối tháng 9/2019, Tp.HCM phải tổ chức triển khai hệ thống "Phòng họp không giấy" với ứng dụng "Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh" tới 31 Sở ngành và 24 quận, huyện. Tới năm 2020, mô hình này sẽ được ứng dụng rộng rãi tại toàn bộ các xã, phường trên địa bàn Thành phố" - Bí thư Thành ủy chỉ đạo.

Mỹ Châu