Workplace: Nền tảng giao dịch tối ưu đối với tổ chức, doanh nghiệp

Mới đây, Facebook đã tổ chức chương trình giới thiệu và chia sẻ các câu chuyện ứng dụng thành công nền tảng Workplace trong doanh nghiệp Việt Nam. Tham dự sự kiện, ông Hoàng Việt Hà - Giám đốc điều hành FPT, bà Nguyễn Thị Thu Hoà - Trưởng bộ phận Công nghệ Thông Tin - Tập đoàn Bảo Việt Nhân Thọ, Ông Nguyễn Vũ Đức - Phó giám đốc Trung tâm Chăm sóc Khách hàng - Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) và ông Đặng Quang Hùng - Tổng giám đốc hệ thống giáo dục trực tuyến Học Mãi đã có những chia sẻ với báo chí về ứng dụng Workplace trong doanh nghiệp mình.

Ông/bà vui lòng chia sẻ lợi ích mà các doanh nghiệp đã thu được khi triển khai giải pháp Workplace?

Ông Hoàng Việt Hà - Giám đốc điều hành FPT: FPT là một trong những công ty được giới thiệu triển khai Facebook Workplace. Trước đó, chúng tôi có làm một khảo sát nhỏ. Một nhân viên trong công ty thường chỉ tương tác với 10 – 15 nhân viên, lãnh đạo xung quanh mình mà thôi. 85% giao tiếp chỉ trong phạm vi đó. Nếu vậy thì giao tiếp trong nội bộ sẽ chưa phát huy tối đa sức mạnh của hệ thống. Tuy nhiên, khi chúng tôi ứng dụng Facebook Workplace thì nhận thấy rào cản trong truyền thông nội bộ khác đi. Ví dụ như chủ tịch của FPT chỉ dùng Facebook Workplace thôi chứ không dùng email trong giao dịch. Khi ông kí hợp đồng hay triển khai việc thì đều chia sẻ hình ảnh hay thông tin lên Workplace để mọi người nhìn thấy và nếu ông cần thông tin, tài liệu gì thì trong thời gian ngắn các nhân viên sẽ nhìn thấy và gửi thông tin cho ông. Nhiều cuộc họp giao ban của chúng tôi hiện nay, chúng tôi có thể đi ra ngoài và có thể dùng Workplace để họp với mọi người. Lượng giao dịch chia sẻ thông tin trong Công ty hiện nay thì cứ 1 tuần có 7.000 bài post.

Ông Nguyễn Vũ Đức - Phó Giám đốc Trung tâm Chăm sóc Khách hàng, BIDV: BIDV dành một nguồn lực khá lớn cho dự án này. Chiến lược đầu tiền chính là thành lập đội triển khai có 9 người, mỗi người một việc, bổ trợ cho nhau. Có cả kĩ thuật, truyền thông, pháp lý. Đặc thù của BIDV là gồm 190 chi nhánh trên toàn quốc với 22.000 nhân viên trên toàn quốc cũng làm việc tương tác giữa trụ sở chính và chi nhánh chậm. Trong khi việc tương tác giữa trụ sở chính và chi nhánh là xương sống để triển khai dự án này. Chiến lược thứ 2 là xây dựng chương trình và hoạt động nào cần truyền thông thường xuyên để ban lãnh đạo truyền thông thông tin mà muốn truyền tải vào hệ thống. Và thứ 3 là chiến lược dùng Workplace để đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp nội bộ. Đối với việc truyền thông tới mọi người, chúng tôi cũng có một kế hoạch chi tiết từ việc giới thiệu trước một tháng tạo sự tò mò, đến khi triển khai thì làm các video clip và nhiều kênh lan tỏa tự nhiên giúp mọi người trao đổi. Tiếp đến là qua kênh email nội bộ. Sau một tháng triển khai, chúng tôi đã có hơn 12.000 người dùng và lượng tương tác được khoảng 7.000 post 1 tuần và mọi người phản ứng rất tích cực với ứng dụng này. Sự tương tác cũng nhanh và hiệu quả hơn nhiều.

Ông Đặng Quang Hùng - Tổng Giám đốc hệ thống giáo dục trực tuyến HOCMAI: HOCMAI tập trung vào mảng giáo dục trực tuyến dành cho học sinh phổ thông. Lượng khách hàng của HOCMAI là gần 3 triệu thành viên. Quá trình triển khai Workplace của chúng tôi bao gồm đào tạo, huấn luyện và truyền thông nội bộ giúp mọi người hiểu được nó là gì, nó giúp mọi người cái gì. Sau đó, chúng tôi cũng có những biện pháp. Ví dụ để tạo thói quen thì chúng tôi ban hành những chính sách khá nghiêm ngặt như cắt các công cụ trao đổi nội bộ mà mọi người đang dùng theo thói quen như viber, google hangout, và chúng tôi kiên quyết đưa toàn bộ thông tin, chính sách của Công ty, 100% chỉ trên Workplace. Khi đó, chúng tôi tạo ra sự thôi thúc để mọi người sử dụng. Trong quá trình đó, mọi người cũng quen dần. Và đặc biệt là Facebook truyền thống thì mọi người dùng khá nhiều rồi. Đặc biệt là nhân viên của HOCMAI đa phần là nhân viên trẻ nên mọi người rất dễ làm quen. Khi sử dụng thì mọi người cũng khám phá được lợi ích mà Workplace mang lại. Qua đó, gắn dần với quá trình sử dụng cộng với những chính sách, cơ chế để thúc đẩy cho những người đóng góp tốt trong tuần, thậm chí là những câu chuyện hay đều sẽ có những phần quà. Hiện nay, tôi có thể tự tin là đối với nhân viên của HOCMAI thì Workplace cũng như Workchat là một phần không thể thiếu.

Đâu là những khó khăn khi triển khai Workplace?

Bà Nguyễn Thị Thu Hoà - BVL: Khi một thói quen mà phải thay đổi thì ai cũng có tâm lý ngại. Mà người dùng của chúng tôi là tư vấn viên thì gặp rất nhiều trở ngại về tâm lý, hay thậm chí người ta nói rằng người ta không có điện thoại di động. Tuy nhiên lại có một câu chuyện thú vị liên quan đến trở ngại về điện thoại di động. Đó là chuyện về một chị tư vấn viên quản lý. Trước đây chị ấy không sử dụng điện thoại thông minh bởi do sở thích dùng điện thoại “cục gạch”. Tuy nhiên, từ khi có Workplace, chị ấy đã mua chiếc iPhone đầu tiên trong đời. Chúng tôi cho rằng những trở ngại mà người ta thường nói ra chỉ là mang lí do để giải thích cho việc không sẵn sàng chuyển sang cái mới. Chính vì thế, chúng tôi đã phải đi một bước rất từ từ, làm thế nào để giúp tư vấn viên nhận ra được những giá trị mà họ sẽ nhận được từ Workplace nên họ có thể đầu tư một cái điện thoại mới để dùng. Còn với hệ thống tư vấn viên của chúng tôi thì lại có trở ngại liên quan đến việc chênh lệch về trình độ, tuổi tác và không phải ai cũng biết cách để sử dụng nên chúng tôi cũng phải xây dựng video để hướng dẫn cách sử dụng. Hiện nay, theo đánh giá của chúng tôi thì những trở ngại này đã được vượt qua từng bước. Chúng tôi tin rằng, với những gì chúng tôi đang làm và với sự giúp đỡ của các bạn bên Facebook thì chúng tôi sẽ vượt qua tốt những trở ngại đó.

Ông Hoàng Việt Hà - FPT: Ở FPT, số lượng người trẻ rất nhiều, người trên 40 tuổi chỉ chiếm 1%, số người trên 26 tuổi là khoảng 40% nên hầu như họ không thích dùng email mà thích đối thoại qua chat. Vì vậy Workplace giúp giải quyết vấn đề sử dụng công cụ giao tiếp. Còn đối với trở ngại hiện nay, tôi thấy đối với một số công ty thành viên của chúng tôi, họ chưa dùng Workplace mà dùng luôn Facebook thông thường, vì thấy giống nhau. Hiện nay chúng tôi đang tìm giải pháp để họ chuyển sang làm việc trên Workplace vì các tính năng chia sẻ, quản lý của nền tảng này phục vụ riêng cho mục đích công việc.

Ông/bà có thể chia sẻ về hiệu quả sau khi triển khai Workplace?

Ông Hoàng Việt Hà - FPT: Mô hình quản trị truyền thông Công ty thay đổi từ hình tháp sang hình ngang, mọi người được quyền đưa ý kiến và tôn trọng lẫn nhau. Workplace giúp mọi người Conntect (kết nối) và Open (Chia sẻ cở mở). Từ chủ tịch đến nhân viên đều có quyền đưa ra ý kiến và mọi ý kiến đều công khai và chia sẻ, được tôn trọng lẫn nhau. Và Workplace cũng cho phép hình thành những người gọi là influencers có nghĩa là họ có ý tưởng hay, có sáng tạo, đóng góp và được đánh giá và xem trọng. Workplace phù hợp với mô hình nhân lực trẻ hiện nay – họ có trí thức, được tôn trọng, có quyền trình bày ý tưởng. Workplacce cho phép chúng tôi khai thác được tri thức ý tưởng sáng tạo của người trẻ. Chúng tôi sắp đến sẽ triển khai platform trên Workplace khuyến khích 30,000 nhân viên chia sẻ ý tưởng sáng tạo, và thực thi ngay các ý tưởng đóng góp ngay trên nền tảng này. Hãy thử hình dung các nhân viên được khuyến khích chia sẻ và đóng góp , có tinh thần sáng tạo cũng như lãnh đạo thì hình thành nên được sức mạnh tập thể.

Bà Nguyễn Thị Thu Hoà - BVL: Trước Workplace chúng tôi có intranet, website, email, sms thì thông tin trước đây một chiều, không đo lường được mức độ hưởng ứng hiệu quả, thông tin phản hồi. Workplace cho phép chúng tôi biết được ai hưởng ứng, ai đóng góp, ý tưởng chúng tôi có khả thi không, điểm nào chúng tôi cần hoàn thiện trong các ý tưởng hay chương trình của chúng tôi. Ngoài ra cũng nâng cao tính trách nhiệm của phòng ban khi tích cực phản hồi giải quyết thông tin từ các tư vấn viên trên khắp nơi nhanh chóng và thấu đáo hơn so với email truyền thống.

Ông Đặng Quang Hùng- HOCMAI: Chia sẻ trên Workplace cho phép mọi người chia sẻ ý tưởng thoải mái, đóng góp và có tính lan toả hơn ví dụ khi post 1 thông tin tôi thấy được lượng Seen (nhìn thấy post) và chia sẻ đóng góp. Workplace không còn mang tính chia sẻ đẩy thông tin như email mà là tương tác giữa mọi người với nhau.

Ông Nguyễn Vũ Đức - BIDV: Giá trị lớn nhất chính là kết nối và tương tác hai chiều, mọi người công khai chia sẻ và gắn kết văn hoá giao tiếp nội bộ từ ban lãnh đạo đến nhân viên. Sau một tháng triển khai thì sự tăng lên các group (nhóm) thể hiện sự ủng hộ của cán bộ. Các nhóm được tạo ra ngày càng nhiều theo từng nhu cầu của nhân viên, ví dụ nhóm chia sẻ kinh nghiệm quản lý, nhóm chia sẻ kinh nghiệm của các giao dịch viên…đều nhận được sự tham gia của các cán bộ ngày càng đông.

Duy Anh