Phòng Công chứng số 3: Đảm bảo công bằng, minh bạch trong quan hệ pháp lý

Không chỉ là nơi thực hiện công chứng, Phòng Công chứng số 3 còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi pháp lý, hỗ trợ phát triển kinh tế và nâng cao ý thức pháp luật trong cộng đồng.

Ông Nguyễn Văn Hòa, Trưởng Phòng Công chứng số 3 

Địa chỉ uy tín, đồng hành cùng pháp lý

Với bề dày kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp, Phòng Công chứng số 3 đã khẳng định vị thế là một trong những đơn vị công chứng hàng đầu tại TP.Hồ Chí Minh. Với đội ngũ công chứng viên giàu kinh nghiệm, chuyên viên tận tâm, đơn vị luôn đảm bảo quy trình công chứng nhanh chóng, chính xác và đúng pháp luật.

Ông Nguyễn Văn Hòa - Trưởng Phòng Công chứng số 3 TP.Hồ Chí Minh khẳng định: “Chúng tôi luôn đề cao chất lượng phục vụ tận tâm, chuyên nghiệp. Không chỉ đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch mà chúng tôi còn chú trọng đến thái độ phục vụ, hướng dẫn tận tình, giúp khách hàng dễ dàng thực hiện thủ tục mà không gặp trở ngại. Cũng như sẽ không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ, áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc để tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ, mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng”.

Không chỉ vậy, trong mọi bước tiến, đơn vị cũng luôn tạo dấu ấn trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng. Tiêu biểu trong đó là sáng kiến gửi tin nhắn Zalo xác nhận lịch hẹn công chứng trong thời gian giãn cách xã hội. Nội dung tin nhắn bao gồm thông tin lịch hẹn chi tiết, yêu cầu khách hàng chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tuân thủ quy định phòng chống dịch. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng di chuyển trong thời gian giãn cách xã hội; giúp công chứng viên dễ dàng theo dõi và phân bổ lịch hẹn, giảm thiểu ùn tắc tại phòng công chứng; được người dân đồng tình và đánh giá cao. Giải pháp thứ hai Phòng Công chứng số 3 đã ứng dụng là tin học hóa phần mềm quản lý hồ sơ tố tụng; số hóa dữ liệu hồ sơ tố tụng, từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến lưu trữ và xử lý trên phần mềm; sử dụng công cụ “Insert Hyperlink” để liên kết dữ liệu số hóa, giúp quản lý hồ sơ nhanh chóng, khoa học. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian xử lý và tra cứu hồ sơ; kiểm soát chặt chẽ các văn bản liên quan, nâng cao hiệu quả quản lý. Giải pháp thứ ba là thiết kế sản phẩm Infographic tuyên truyền Nghị quyết 33-NQ/TW về xây dựng và phát triển văn hóa con người Việt Nam. Đây là sản phẩm có tính thẩm mỹ cao, dễ hiểu, dễ tiếp cận, góp phần lan tỏa sâu rộng nội dung Nghị quyết đến cán bộ, đảng viên và nhân dân.

Không chỉ vậy, đơn vị cũng chú trọng cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ, nâng cao trải nghiệm của người dân. Đó là cải tiến quy trình số hóa, sáng kiến số hóa dữ liệu hồ sơ công chứng đã được áp dụng từ tháng 5/2021, giúp lưu trữ hồ sơ lâu dài, giảm thiểu hư hỏng và thất thoát, đồng thời nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ. Sử dụng Zalo, Facebook để tiếp nhận, xử lý yêu cầu công chứng, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng,…

Từng bước gỡ khó

Tuy nhiên, theo ông Nguyễn Văn Hòa, đơn vị cũng đang đứng trước thách thức lớn. Đó chính là áp lực từ quá trình chuyển đổi số, tăng cường bảo mật dữ liệu trong bối cảnh tấn công mạng ngày càng phức tạp.

Do vậy, Phòng Công chứng số 3 đã chú trọng vào những giải pháp đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin; đi đôi với tăng cường đào tạo đội ngũ công chứng viên về kỹ năng số. Đồng thời, tiếp tục chú trọng vào những nhiệm vụ chiến lược, từng bước thúc đẩy hoạt động công chứng phát triển bền vững, phù hợp với xu thế hiện đại hóa và chuyển đổi số. Cụ thể là tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác công chứng; nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng; tăng cường phối hợp với các cơ quan liên quan để đảm bảo an toàn dữ liệu và cải cách hành chính.

“Không chỉ thực hiện công chứng, đơn vị còn đóng góp vào việc tuyên truyền, hướng dẫn người dân và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định pháp lý, giúp họ chủ động tuân thủ pháp luật và thực hiện giao dịch an toàn. Chúng tôi sẽ nỗ lực không ngừng để Phòng Công chứng số 3 ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, đưa hệ thống công chứng ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân” - ông Nguyễn Văn Hoà nhấn mạnh.

Hoàng Lâm (Vietnam Business Forum)