Doanh nghiệp Việt thiếu kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản trị hiệu suất

“Phần lớn các giám đốc điều hành cấp cao hầu như không thể quản lý tình hình hoạt động kinh doanh của họ một cách hệ thống do nhiều lý do khác nhau như bị cuốn theo những biến đổi của thị trường. Việc có được một hệ thống quản lý giúp họ nắm bắt đúng thực tế hoạt động và liên tục cải tiến đồng nhất với chiến lược vạch ra dường như là một giấc mơ”. Đây là kết quả cáo “Thực tiễn quản lý hiệu suất hoạt động của các doanh nghiệp tại Việt Nam” Công ty tư vấn CEL Consulting vừa công bố.

Việc khảo sát và thu thập thông tin được thực hiện từ tháng 2/2014. Trong vòng hai tháng, khảo sát này đã thu thập được ý kiến từ 180 giám đốc cấp cao tại các công ty ở nhiều lĩnh vực khác nhau tại Việt Nam như: sản xuất, phân phối bán lẻ, hàng tiêu dùng nhanh, năng lượng, dược phẩm, ngân hàng tài chính… Trong đó, 75% là doanh nghiệp nước ngoài và 25% là doanh nghiệp Việt Nam. Các doanh nghiệp tham gia khảo sát có mức vốn hoạt động từ 10 tới hơn 500 triệu triệu đô-la Mỹ, có từ 100 tới hơn 5,000 nhân viên. Một trong những số liệu đáng chú ý của báo cáo là: 43% doanh nghiệp không tin vào chất lượng dữ liệu thông tin quản trị hiệu suất họ nhận được và 55% doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Microsoft Excel như là công cụ chính để quản trị hiệu suất; 40% doanh nghiệp chia sẻ rằng: các KPI được định ra nhưng không phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty, hoặc các KPI không nhất quán, hoặc chỉ có một vài KPI được xác định cho một vài bộ phận trong doanh nghiệp, hoặc các KPI được xác định nhưng doanh nghiệp không có quy trình để kiểm soát và quản lý KPI, hoặc thậm chí không có KPI nào được xác định.

Báo cáo này tập trung khai thác những vấn đề chính như tình hình sử dụng các chỉ số (KPI) để quản lý hiệu suất hoạt động tại các doanh nghiệp, hệ thống báo cáo và việc ra quyết định tại các doanh nghiệp, công cụ sử dụng để quản lý hoạt động doanh nghiệp, thời gian quản lý cấp cao dành cho việc quản trị doanh nghiệp, ưu tiên và tập trung của doanh nghiệp về quản lý hiệu suất doanh nghiệp, so sánh việc quản trị hiệu suất kinh doanh giữa các ngành. Khảo sát nhấn mạnh rằng việc thực hành quản lý hiệu suất bài bản hỗ trợ rất nhiều cho việc đưa ra quyết định của các cấp quản lý. Gần 70% các nhà quản lý chia sẻ độ hài lòng với hệ thống quản trị hiệu suất kinh doanh hiện tại, tuy nhiên, khi cần phải đưa ra quyết định, chỉ có 57% trong số đó đưa ra quyết định dựa theo các báo cáo quản trị họ nhận được.

Trong vòng 2 năm trở lại đây, có lẽ vì điều kiện thị trường khó khăn, CEL nhận thấy có sự chuyển hướng tích cực trong việc đưa quyết định dựa trên số liệu thực tế.  Điều đó đã thúc đẩy nhu cầu của các doanh nghiệp về khả năng truy cập và thấy được các số liệu thực về hiệu suất kinh doanh nhiều hơn. Trên thế giới, xu hướng quản lý và ra quyết định trong quản lý kinh doanh theo dữ  liệu thực đã bắt đẩu khoảng 5 năm trước đây.

Bên cạnh đó, kết quả khảo sát cũng cho thấy, mặc dù công nghệ thông tin ngày càng hiện đại, quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp vẫn phải tốn thời gian đáng kể trong việc thu thập, tổng hợp dữ  liệu để hiểu và nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có kế hoạch hành động phù hợp. Trung bình các quản lý cấp cao dành gần 1 ngày làm việc mỗi tuần để thu thập và tổng hợp dữ liệu kinh doanh. Đặc biệt với những giám đốc điều hành hàng đầu của các công ty Việt Nam, với doanh thu dưới 100 triệu USD, mất 1.5 ngày mỗi tuần (hoặc 3.4 tháng mỗi năm!) để thu thập dữ liệu và chuẩn bị báo cáo. Họ cũng là người ít tự tin nhất trong việc ra quyết định và không hài lòng nhất với hệ thống quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp của họ. Hiện thời gian không giá trị này làm giảm đáng kể hiệu suất của nhà điều hành, nó có khả năng trì hoãn các quyết định quan trọng và làm tăng mức độ rủi ro.

Cũng theo khảo sát, 40% doanh nghiệp chia sẻ rằng tình hình sử dụng các chỉ số (KPI) để quản lý hiệu suất hoạt động tại các doanh nghiệp được định ra nhưng không phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty, hoặc các KPI không nhất quán, hoặc chỉ có một vài KPI được xác định cho một vài bộ phận trong doanh nghiệp, hoặc các KPI được xác định nhưng doanh nghiệp không có quy trình để kiểm soát và quản lý KPI, hoặc thậm chí không có KPI nào được xác định.

Tuy nhiên, khảo sát CEL Consulting cũng chỉ ra, công nghệ quản lý hiện đại không giúp được doanh nghiệp nhiều nếu như dữ liệu không chính xác, hoặc không liên quan, hoặc không cập nhật. Nếu doanh nghiệp không có quy trình hoạt động nội bộ hiệu quả, việc quản lý hiệu suất doanh nghiệp chỉ làm tốn thời gian quản lý, hoặc thậm chí tệ hơn là dẫn tới những quyết định sai trong quản lý. Đáng chú ý, mặc dù các phần mềm quản lý doanh nghiệp như ERP ngày càng phổ biến, Microsoft Excel vẫn là công cụ thông dụng và được sử dụng nhiều nhất trong quản trị hiệu suất doanh nghiệp.

Theo ông Arvind Sabwarhal, Giám đốc Dự án tại CEL Consulting, doanh nghiệp Việt Nam dường như vẫn còn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng các công cụ quản trị hiệu suất doanh nghiệp hiện đại, và dẫn tới việc không tự tin khi ra các quyết định kinh doanh. Quá trình ra quyết định của cấp quản lý sẽ được hiệu quả hơn và dễ dàng hơn nhiều nếu cấp quản lý được cung cấp thông tin liên quan được chuẩn hoá, cập nhật theo thời gian thực.

Thu Hà