Phòng Công chứng số 7: Chuẩn xác - Minh bạch - Kịp thời trong mọi giao dịch pháp lý

Trong bối cảnh xã hội không ngừng phát triển và nhu cầu giao dịch pháp lý ngày càng gia tăng, Phòng Công chứng số 7 luôn đề cao tính minh bạch, hợp pháp và an toàn cho mọi giao dịch. Với phương châm hoạt động: “Giao tiếp lịch sự - Chỉ dẫn tận tình - An toàn pháp lý”, đơn vị cam kết trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy của người dân và doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn nỗ lực này, phóng viên đã có cuộc phỏng vấn với ông Đỗ Hà Hồng - Trưởng Phòng Công chứng số 7.

Thời gian qua, Phòng công chứng số 7 đã tạo nên nhiều dấu ấn trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng tại TP.Hồ Chí Minh. Ông có thể chia sẻ cụ thể về điều này?

Phòng Công chứng số 7 ra đời ngay sau khi Luật Công chứng năm 2007 có hiệu lực, trong bối cảnh cạnh tranh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Trải qua 18 năm thành lập và phát triển, đến nay chúng tôi đã có 28 thành viên luôn tiên phong trong việc xây dựng và nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, thúc đẩy nghề công chứng phát triển theo nhu cầu xã hội. Đơn vị luôn tự hào không chỉ giải quyết một số lượng rất lớn các nhu cầu công chứng, chứng thực hợp pháp, chính đáng của người dân mà còn đóng góp vào ngân sách nhà nước với số thu, số tiền trích nộp đáng kể; đảm bảo an toàn giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ở mức cao, góp phần vào sự phát triển nghề công chứng một cách ổn định, bền vững.

Liên tục nhiều năm liền, đơn vị có số lượng hồ sơ công chứng, chứng thực; số tiền thu nộp ngân sách cao so với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố. Liên tục được công nhận Tập thể lao động xuất sắc hàng năm, được UBND Thành phố trao tặng Bằng khen do có thành tích trong công tác. Đặc biệt, năm 2013 đơn vị đạt được Giải nhất Hội thi công chứng do Sở Tư pháp và Hội công chứng viên TP.Hồ Chí Minh tổ chức.

Không chỉ vậy, Phòng cũng là đơn vị tham gia tích cực và có nhiều ý kiến chất lượng trong việc góp ý, xây dựng và phản biện chính sách; khảo sát, tập hợp các vướng mắc về chuyên môn, nghiệp vụ và quá trình hành nghề của công chứng viên. Song song với đó, chú trọng bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng nghề nghiệp hàng năm. Nhờ vậy, chúng tôi luôn tự tin khi có trong tay nguồn nhân lực chất lượng cao, tập thể công chứng viên, thư ký nghiệp vụ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng như ngoại ngữ, tin học cao; có nhiều năm kinh nghiệm làm việc.

Đơn vị đã ứng dụng công nghệ, cải tiến quy trình, nâng cao trải nghiệm của người dân ra sao?

Chúng tôi đã có nhiều giải pháp nhằm cải tiến quy trình, thủ tục, nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Điển hình như cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với cấp bản sao văn bản công chứng; dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Xây dựng kiosk điện tử để người dân thuận tiện truy cập, tiếp cận các biểu mẫu, quy trình công chứng, chứng thực, tra cứu phí công chứng, chứng thực, theo dõi tiến độ thời gian niêm yết văn bản thừa kế đồng thời thực hành tiết kiệm văn bản giấy, tạo dựng môi trường công sở xanh, bảo vệ môi trường.

Đặc biệt, thực hiện triệt để công tác cải cách thủ tục hành chính với mục tiêu trọng tâm gắn với chủ đề năm của Trung ương, Thành phố. Duy trì các buổi họp nghiệp vụ khi có vướng mắc, qua đó phổ biến các quy định pháp luật mới có liên quan và thảo luận, trao đổi đối với các hồ sơ khó, các hồ sơ còn vướng mắc để đi đến thống nhất hướng giải quyết. Trang bị các dụng cụ soi chiếu, phát hiện giấy tờ giả mạo cho công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ. Phát động và duy trì mô hình sáng kiến “Viên chức, người lao động thi đua thực hiện văn hóa công sở” nhằm thực hiện tốt các nội dung: Xin chào, xin 1ỗi, xin cảm ơn, xin phép; luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ; tạo sự hài lòng cho người dân khi liên hệ công chứng, chứng thực.

Phòng Công chứng số 7 luôn đề cao tính minh bạch, hợp pháp và an toàn cho mọi giao dịch

Nhằm thúc đẩy hoạt động công chứng phát triển bền vững, phù hợp với xu thế hiện đại hóa và chuyển đổi số, Phòng Công chứng số 7 đề ra những định hướng chiến lược nào, thưa ông?

Với chủ trương xã hội hóa công chứng, hiện TP.Hồ Chí Minh đã có 117 tổ chức hành nghề công chứng, góp phần cung cấp dịch vụ công chứng hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thiết thực của người dân, tổ chức, doanh nghiệp, giúp giảm tải công việc, nguồn lực cho Nhà nước. Tuy nhiên, một thực tế phải công nhận rằng, ngành công chứng cũng đối mặt với nhiều thách thức khi vẫn còn một số các tổ chức hành nghề công chứng chạy theo doanh thu, cạnh tranh không lành mạnh, chưa tuân thủ những quy định của pháp luật. Việc sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc mạo danh người khác để qua mặt công chứng viên ngày càng được thực hiện tinh vi với số lượng ngày càng tăng. Thêm vào đó là việc chưa xây dựng, hoàn thiện cơ chế chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau trên toàn quốc và giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan có liên quan để giúp các cơ quan, tổ chức hành nghề công chứng xác định tính hợp pháp các giấy tờ chủ quyền vẫn còn là một trở ngại lớn,…

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang diễn ra mạnh mẽ. Các công nghệ này đã đặt ra yêu cầu nghề công chứng phải thay đổi phương thức làm việc nhằm bắt kịp xu thế chung để tồn tại, phát triển bền vững. Vì vậy, Phòng Công chứng số 7 đã chủ động đưa ra các giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện pháp luật về công chứng nói chung và công chứng điện tử nói riêng. Tích cực tham gia góp ý các dự thảo quy định về việc tạo lập hành lang pháp lý giúp giải quyết các vấn đề phát sinh từ thực tiễn chuyển đổi số trong hoạt động công chứng. Trong đó, con người vẫn là nhân tố quan trọng, đóng vai trò chủ lực trong tất cả các chiến lược, định hướng.

Bên cạnh đó, tiếp tục nghiên cứu đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng nghề công chứng và trách nhiệm của công chứng viên. Sẵn sàng trong công tác chuẩn bị cơ sở hạ tầng, bao gồm thiết bị, máy tính điện tử; các loại mạng kết nối; các cơ sở dữ liệu, công nghệ, quy trình, cách tổ chức, vận hành, quản lý và chia sẻ dữ liệu; công cụ khai thác các nguồn tài nguyên số; đảm bảo an ninh mạng tại đơn vị,…

Không chỉ đơn thuần là một cơ quan công chứng, Phòng Công chứng số 7 còn là biểu tượng của sự tận tâm, trách nhiệm và chuyên nghiệp trong lĩnh vực pháp lý. Tập thể viên chức, người lao động Phòng Công chứng số 7 sẽ luôn đoàn kết, có tinh thần trách nhiệm, sáng tạo trong công tác, khắc phục mọi khó khăn, góp phần xây dựng một môi trường giao dịch minh bạch, đáng tin cậy.

Trân trọng cảm ơn ông!

Hoàng Lâm (Vietnam Business Forum)