Lấy hóa đơn đầu vào: Thói quen nhỏ, lợi ích lớn cho hộ kinh doanh

Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, nhiều hộ kinh doanh vẫn coi việc yêu cầu hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ là thủ tục rườm rà. Tuy nhiên, chính tờ hóa đơn nhỏ lại mang đến vô vàn lợi ích – từ bảo vệ quyền lợi hợp pháp, giảm rủi ro pháp lý đến nâng cao tính minh bạch trong kinh doanh. Đây cũng là công cụ quan trọng giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững và chuyên nghiệp hơn.

Căn cứ pháp lý tự bảo vệ mình

Trong nhiều hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ, nhiều hộ kinh doanh vẫn có xu hướng “ngại lấy hóa đơn” vì nghĩ rằng không cần thiết hoặc gây phiền phức cho người bán. Không ít chủ hộ kinh doanh chia sẻ rằng: “Mua ít, lấy làm gì hóa đơn cho rắc rối”. Tuy nhiên, đằng sau tờ hóa đơn là giá trị pháp lý quan trọng mà nếu không có, hộ kinh doanh có thể phải chịu thiệt thòi.

Điều đầu tiên và quan trọng nhất: hóa đơn ghi nhận nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Khi yêu cầu hóa đơn từ nhà cung cấp, hộ kinh doanh không chỉ chứng minh được nơi nhập hàng mà còn kiểm soát được chất lượng và xuất xứ. Đây chính là khâu quan trọng nhằm tránh rủi ro mua phải hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng. Một đơn vị kinh doanh muốn tạo dựng uy tín với khách hàng thì yếu tố minh bạch về nguồn gốc hàng hóa là không thể bỏ qua. Mà “minh bạch” bắt đầu từ hóa đơn.

Không chỉ có vai trò chứng minh nguồn gốc, hóa đơn còn là căn cứ ghi nhận chi phí hợp lệ trong hoạt động kinh doanh. Mỗi khoản chi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ đều cần được thể hiện bằng chứng từ hợp pháp để đối chiếu, hạch toán. Điều này giúp hộ kinh doanh chủ động trong việc quản lý hoạt động kinh doanh, xác định lợi nhuận thực tế và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác, công bằng.

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc phương thức thanh toán, hóa đơn chính là bằng chứng pháp lý bảo vệ quyền lợi của hộ kinh doanh. Một tờ hóa đơn đôi khi giá trị hơn mọi lời giải trình. Nếu không có hóa đơn, việc chứng minh giao dịch đã diễn ra gần như là không thể.

Cuối cùng, khi hộ kinh doanh chủ động lấy và lưu giữ hóa đơn đầy đủ, hành động ấy không chỉ phục vụ lợi ích của chính mình, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật trong kinh doanh. Đây là yếu tố quan trọng để tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác, đặc biệt trong bối cảnh thị trường ngày càng đòi hỏi tính minh bạch.

Chỉ một thói quen nhỏ, nhưng hóa đơn đầu vào lại là "bộ lọc tự nhiên" giúp hộ kinh doanh quản lý chi phí, bảo vệ tài sản, và phát triển bền vững.

Không lấy hóa đơn: Rủi ro pháp lý và tài chính luôn tiềm ẩn

Nếu hóa đơn đầu vào mang lại nhiều lợi ích, thì không lấy hóa đơn lại tạo ra những rủi ro mà chủ hộ kinh doanh thường chỉ nhận ra khi xảy ra sự cố.

Rủi ro đầu tiên là không thể chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Khi cơ quan chức năng kiểm tra, nếu không xuất trình được hóa đơn, chứng từ hợp lệ, thì hàng hóa có thể bị xem là không rõ nguồn gốc, xuất xứ, dẫn đến việc bị xử lý theo quy định. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài sản mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của hộ kinh doanh.

Rủi ro thứ hai liên quan đến chi phí và thuế. Không có hóa đơn, hộ kinh doanh sẽ mất quyền được ghi nhận chi phí hợp lệ. Khi đó: chi phí thực tế không được đưa vào hạch toán, doanh thu – chi phí không khớp dẫn đến lợi nhuận trên sổ sách cao hơn thực tế, có thể bị cơ quan thuế xác định kê khai không đúng và xử phạt.

Theo Nghị định số 98/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong hoạt động thương mại và Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp có thể bị xử phạt hành chính, tịch thu hàng hóa, thậm chí bị xem xét trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận hoặc trốn thuế. Như vậy, chỉ vì “ngại lấy hóa đơn”, hộ kinh doanh có thể tự đẩy mình vào rủi ro pháp lý không đáng có.

Rủi ro thứ ba là mất uy tín kinh doanh. Khách hàng ngày càng quan tâm đến sự minh bạch. Việc không có hóa đơn để chứng minh hàng hóa rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh, đồng thời làm giảm cơ hội hợp tác với đối tác lớn – những đơn vị luôn đặt yêu cầu về pháp lý lên hàng đầu.

Nhìn từ góc độ quản trị kinh doanh, không lấy hóa đơn nghĩa là tự làm khó mình. Những rắc rối pháp lý, chi phí tiềm ẩn và thiệt hại uy tín đều không đáng so với việc chủ động yêu cầu hóa đơn ngay từ đầu.

Hướng tới môi trường kinh doanh minh bạch

Khi mỗi hộ kinh doanh chủ động yêu cầu hóa đơn đầu vào, điều đó không chỉ giúp họ tự bảo vệ quyền lợi, mà còn góp phần tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng.

Khi có hóa đơn: giao dịch được ghi nhận đầy đủ, nguồn gốc hàng hóa rõ ràng, nhà cung cấp phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định.

Ở chiều ngược lại, thói quen không lấy hóa đơn tạo điều kiện cho hàng hóa không rõ nguồn gốc lưu thông trên thị trường, khiến các hộ kinh doanh làm ăn nghiêm túc bị cạnh tranh thiệt thòi.

Một khi hóa đơn được coi là yếu tố bắt buộc trong giao dịch, thị trường sẽ trở nên lành mạnh hơn: Người tuân thủ pháp luật không bị thiệt; người gian lận không có “đất sống”; khách hàng được bảo vệ quyền lợi; Nhà nước thu đúng, thu đủ.

Ở cấp độ quản lý, lấy hóa đơn đầu vào là hành động văn minh trong kinh doanh. Từ việc bảo vệ quyền lợi cá nhân, hộ kinh doanh đang góp phần tạo dựng niềm tin và thúc đẩy sự phát triển bền vững của thị trường.

By Hiền Hùng, Vietnam Business Forum