Vận hành cơ sở dữ liệu công chứng trong năm 2025

Luật Công chứng năm 2024 đã quy định một số vấn đề cơ bản nhất về công chứng điện tử nhằm tạo cơ sở pháp lý cho chuyển đổi số hoạt động công chứng. Công chứng điện tử sẽ được áp dụng từ ngày 01/7/2025. Bộ Tư pháp cũng yêu cầu trong năm 2025 phải hoàn thiện và đưa vào vận hành cơ sở dữ liệu công chứng.

Hà Nam là một trong những đô thị vệ tinh quan trọng có nhiều tiềm năng phát triển trong Vùng Thủ đô

Theo Luật Công chứng 2024, sẽ có 2 hình thức công chứng điện tử từ ngày 01/7/2025. Trong đó, công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước mặt công chứng viên, sau đó công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử. Công chứng điện tử trực tuyến: Là hình thức được thực hiện khi các bên tham gia giao dịch yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch qua phương thức trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

Cục Bổ trợ Tư pháp cho biết, việc xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp gồm các tính năng đáp ứng yêu cầu của Luật Công chứng 2024, bảo đảm kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu công chứng các địa phương và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan để cung cấp thông tin, bảo đảm bí mật thông tin cá nhân và phục vụ tốt yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức.

Hiện nay, hầu hết các địa phương chưa có hệ thống công chứng điện tử. Vì thế, cần xây dựng một nền tảng phần mềm công chứng điện tử dùng chung, thống nhất cho toàn quốc. Hệ thống này phải bảo đảm tính tiêu chuẩn, cho phép chia sẻ dữ liệu công chứng giữa các địa phương. Với những địa phương đã có phần mềm riêng, nếu hệ thống đó đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật do Bộ Tư pháp ban hành thì vẫn có thể tiếp tục sử dụng để bảo đảm tính kết nối và đồng bộ.

Theo lãnh đạo Sở Tư pháp tỉnh Hà Nam nếu cơ sở dữ liệu công chứng được vận hành sớm sẽ rất thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp cũng như địa phương thực hiện. Phần mềm công chứng điện tử cần được tích hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nền tảng dùng chung sẽ cho phép công chứng viên thao tác trực tiếp trên hệ thống để lập và lưu trữ văn bản công chứng; tạo số liệu thống kê, hình thành cơ sở dữ liệu theo từng công chứng viên, tổ chức hành nghề và địa phương, đồng thời kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng do Bộ Tư pháp quản lý.

Việc triển khai nền tảng cần dựa trên cơ sở pháp lý rõ ràng, trong đó quy định cụ thể về cơ chế tài chính, quyền sở hữu trí tuệ và trách nhiệm của các bên tham gia. Cục Công nghệ Thông tin, Cục Bổ trợ Tư pháp và các địa phương phải phối hợp chặt chẽ trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu. Mỗi đơn vị, cá nhân cần được giao nhiệm vụ cụ thể để bảo đảm tiến độ và chất lượng công việc.

Các địa phương cần nghiên cứu theo hướng một doanh nghiệp (DN) công nghệ sẽ đầu tư xây dựng nền tảng công chứng điện tử dùng chung và thu phí từ người sử dụng, hướng tới xã hội hóa công chứng toàn bộ.

Bộ Tư pháp đánh giá tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của Cục vẫn còn chậm; các đơn vị liên quan cần tập trung cao độ, xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận và yêu cầu trong năm 2025 phải hoàn thiện và đưa vào vận hành.

Để đáp ứng kịp tiến độ, Cục Bổ trợ Tư pháp cho biết, Cục đề xuất phương án sử dụng nguồn kinh phí thường xuyên hoặc có sự hỗ trợ, đồng hành của DN, đối tác công nghệ trong xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng. Đồng thời, xây dựng, quy định nội dung dữ liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật của cơ sở dữ liệu tại các địa phương, bảo đảm kết nối đồng bộ cơ sở dữ liệu địa phương với cơ sở dữ liệu Bộ Tư pháp; xây dựng nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng.

Hương Hậu (Vietnam Business Forum)