VĨNH LONG

Văn phòng công chứng Tạ Thị Thật: Nỗ lực nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

11:37:47 AM | 22/12/2020

Văn phòng Công chứng Tạ Thị Thật (viết tắt là Văn phòng) những năm qua đã chú trọng đổi mới, từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động. Qua đó, kịp thời đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân; bảo đảm quyền lợi, nghĩa vụ và đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho các bên tham gia giao dịch.

Thực hiện chủ trương xã hội hóa theo Luật Công chứng năm 2014, UBND tỉnh Vĩnh Long có Quyết định số 629/QĐ-UBND ngày 30/3/2017 về chuyển đổi Phòng Công chứng số 1 tỉnh Vĩnh Long (trực thuộc Sở Tư pháp) thành Văn phòng Công chứng Tạ Thị Thật, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 03/5/2017.

Từ sự kế thừa một đơn vị nhà nước, nhất là về tổ chức, kinh nghiệm và cơ sở vật chất, Văn phòng đã sớm ổn định và phát huy hiệu quả hoạt động. Đặc biệt, với đội ngũ công chứng viên chuyên sâu về lý thuyết, thành thạo về chuyên môn đã tạo ra lợi thế so với các đơn vị hoạt động cùng trong lĩnh vực trên địa bàn tỉnh.

Bên cạnh đó, nhờ hoạt động tự chủ nên Văn phòng đã chủ động thực hiện các kế hoạch phát triển. Đơn vị đã đầu tư mở rộng trụ sở giao dịch, sắp xếp không gian, vị trí làm việc; nâng cấp trang thiết bị phục vụ công việc như: máy tính, đường truyền; lắp đặt máy lạnh, nơi chờ để phục vụ khách hàng tốt hơn...

Đồng thời, Văn phòng thực hiện tuyển dụng và đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ; bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật liên quan cho nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu công việc. Chú trọng rèn luyện tác phong, thái độ, kỹ năng giao tiếp với khách hàng nhằm tạo sự chuyên nghiệp và để khách hàng tin tưởng, hài lòng hơn. Ngoài ra, thực hiện niêm yết công khai mức thu lệ phí công chứng, nội quy, thời gian làm việc... để khách hàng nắm bắt.

Sau hơn 3 năm hoạt động, Văn phòng đã góp phần giải quyết nhu cầu ngày càng cao của tổ chức và công dân về công chứng các hợp đồng, giao dịch, công chứng bản dịch; chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của công dân và các công việc khác theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực... một cách nhanh chóng, kịp thời và chất lượng. Khách hàng luôn được phục vụ một cách tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp; đảm bảo sự bình đẳng khi tham gia các hoạt động giao dịch công chứng và chứng thực. Bên cạnh tổ chức thực hiện các dịch vụ tại trụ sở, Văn phòng còn có dịch vụ thực hiện ngoài trụ sở, ngoài giờ hành chính; các dịch vụ hỗ trợ như: tư vấn, soạn thảo hợp đồng, tư vấn về vấn đề thừa kế, soạn thảo di chúc...

Với mục tiêu góp phần cải cách tư pháp, Văn phòng đã chủ động ứng dụng hệ thống phần mềm theo chủ trương của Sở Tư pháp nhằm kiểm soát tốt các hợp đồng, văn bản công chứng; tăng cường liên kết mạng, trao đổi thông tin với khách hàng qua Email, Zalo, soạn thảo văn bản trước... Năm 2019, Văn phòng đã tiếp nhận thực hiện khoảng 18.000 vụ việc; năm 2020 tính đến 31/10 là khoảng 15.000 vụ việc.

Theo Công chứng viên Tạ Thị Thật - Trưởng Văn phòng cho biết: qua quá trình hoạt động, chúng tôi đã đúc rút được những kinh nghiệm để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng là cần tổ chức, quản trị một cách hợp lý, khoa học để tiết kiệm kinh phí nhưng vẫn bảo đảm được hiệu quả hoạt động.

Phải đầu tư đầy đủ các trang thiết bị thiết yếu nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, tạo thuận lợi cho nhân viên thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng, chính xác nhằm tạo sự hài lòng của khách hàng. Qua đó thu hút nhiều khách hàng hơn, tạo ra việc làm, nâng cao nguồn thu và cải thiện đời sống cho nhân viên.

Luôn cầu thị lắng nghe phản ánh của khách hàng về quá trình, chất lượng giao dịch công chứng hoặc ý kiến về thái độ phục vụ của nhân viên. Ngoài ra, tăng cường mối liên hệ tốt với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và ngoài tỉnh để trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ thông tin nhằm phòng tránh xảy ra sự cố trong hoạt động nghề nghiệp.

Để nâng cao hiệu quả xã hội hóa hoạt động công chứng, bà Tạ Thị Thật cho rằng: “Luật Công chứng năm 2014 không có khái niệm công chứng công và công chứng tư vì khi người dân công chứng tại phòng công chứng/UBND cấp xã hay văn phòng công chứng đều phải nộp mức phí bằng nhau và giá trị pháp lý của giao dịch là như nhau. Đây là điều cơ bản nhưng nhiều người dân chưa hiểu hết, rất cần được tuyên truyền, phổ biến rộng hơn”.

Nguồn: Vietnam Business Forum